一个项目延期两周,团队开复盘会。
白板上很快列满了原因:需求中途改了两次,协作部门的资料晚交了一周,上线窗口本来就排得紧。每一条都有事实支撑。
主管问:“这里面,有没有我们自己下次能改的?”
会议室安静了几秒。有人说:“下次多留点缓冲吧。”大家点头,会议记录写得很整齐。
三个月后,另一个项目以差不多的方式延期了。
白板上的原因都是真的,可还有一个问题没人碰:团队当初为什么会接下这样的排期?风险出现时,为什么没有人早点说出来?
这段假设对话,引出管理学家克里斯·阿吉里斯花了几十年研究的问题:人和组织怎样从经验里学习,又为什么常常学不进去。
发现偏差,按现有目标和做法纠正:延期了就赶工、下次多留缓冲。
回头检查目标、前提和处理问题的方式:为什么总按最乐观的情况承诺?
恒温器只会问“够不够暖”
阿吉里斯和合作者唐纳德·舍恩在 1970 年代提出了“单环学习”和“双环学习”。1991 年,他在《哈佛商业评论》发表《如何教聪明人学习》,把这组概念讲给管理者听。[1]
他用了一个恒温器的比喻。室温低于设定值,恒温器就自动加热,这是单环学习:发现偏差,按现有目标和做法去纠正。假如恒温器还能问一句“我为什么被设定在这个温度”,再去比较别的设定是否更合适,那就是双环学习:回头检查目标、前提,以及我们定义和处理问题的方式本身。[1]
放回开头的项目:延期了就加班赶工、下次多留缓冲,是单环;追问团队为什么总按最乐观的情况承诺、风险信息为什么总是到最后才浮上来,是双环。
单环学习并不低级。日常工作里大部分偏差,确实只需要按标准纠正。值得警惕的是同一类问题反复出现,而每次复盘都只在第一个环里打转。
一场三小时的复盘
阿吉里斯说,他用了 15 年深入研究管理咨询顾问。这些人几乎都毕业于美国顶尖商学院,在一家公司里,九成以上的人表示对工作和公司“高度满意”。他原本以为,以教别人改变为职业的人,应该很会学习。[1]
文中最常被引用的,是一次项目复盘。客户总体满意,打分不低,但项目经理认为团队没有拿出本可以做到、公司也承诺过的价值,想一起看看怎样做得更好。
为了让大家敢说,他做了不少安排:请来一位团队信任的外部顾问在场,“免得我不诚实”;整场会议录音,事后有分歧可以对照;开场就说明没有任何话题是禁区,包括他本人的表现。
团队接受了一半邀请。批评客户:不配合、傲慢,“他们根本不认为我们帮得上忙”;批评管理层:没时间,进客户会议前没做好准备。项目经理也认了自己的错,比如“我提问的方式把讨论关上了”,“当时顶不住上级压力、太快交报告,是我该说不”。
谈了大约三个小时他自己的问题之后,他问:我们自己有没有做错什么?这个客户和以前很多客户并没有多大不同。
团队仍把原因放回客户和管理层身上。最后能提出的最好建议,是“以后少承诺一点”,言下之意,团队自身没有什么可改进的。[1]
阿吉里斯的解释是:这些人很少失败,也就很少学过怎样从失败里学习。一旦惯用的办法失灵,他们就转入防御,屏蔽批评,把责任推给别人。最需要学习的时刻,学习能力恰好关上了。[1]
管理者也在这个回路里
对管理者来说,这个回路两头都会碰到。
向上汇报时,你可能也写过“整体进展顺利,有一个小风险正在跟进”。风险其实不小,但说得太清楚,好像显得自己没控制住。这就是“避免输”“显得理性”在起作用。上级拿到的信息是体面的,却不够他作决定。
带团队时,你问“大家还有什么问题吗”,换来一片沉默。案例里的项目经理事后发现,自己提问的方式已经让人觉得他心里早有答案。设了安全的场合,并不等于大家已经觉得安全。
阿吉里斯给了两条建议。第一,用做战略分析时的严格标准来分析自己的行为:尽量收集可以直接观察的资料,把推论说出来并不断检验,结论不能只对自己有利,也不能让别人无法核对。第二,高层先示范,先公开检查自己的做法。[1]
他还记录了一位 CEO 的做法:把准备召开的会写成一页案例,包括打算说什么、预计下属怎样回应,以及那些想到了却不打算说出口的想法。然后他没有直接开会,而是和下属一起分析这份案例,绕开了以往讨论中反复出现的僵局。[1]
把这些落到下一次复盘,可以试着追问三件具体的事:
- 哪条判断后来被证明不成立? 当初排期、承诺或分工依据的是什么,哪一条与实际不符?
- 哪个结论还没有人核对过? 例如“对方不配合”,具体是哪件事、谁看到的、对方会怎样描述?
- 我自己会改哪一件事? 用第一人称说,不说“我们要加强沟通”。
准备一次难开口的汇报或谈话时,也可以先把“打算说的”和“想到但不准备说的”分开写下来,再看后一栏里,有没有对方作决定恰恰需要的信息。
这三个问题和这个写法是本文的应用整理,不是阿吉里斯原文提出的步骤。
证据边界
阿吉里斯的结论,主要来自他多年对咨询顾问等专业人士的深入个案研究和干预观察。文中的对话经他整理呈现,不是对照实验,也没有统计检验效应大小。研究对象以美国顶尖商学院毕业的咨询顾问为主,换到其他行业和文化,需要结合实际观察。
“防御性推理”是一套解释框架,帮我们看见复盘为什么停在外部原因上,却不能用来给同事贴标签。对别人说“你这是在防御”,本身也可能是把问题推出去的一种方式。
双环学习也并非越多越好。如果每一次小偏差都重新质疑目标,团队会失去稳定的工作节奏。这和上一期权变理论讲的是同一件事:先看清问题属于哪一类,再决定该在哪个环里处理。
前八期大多在讨论怎样安排工作:分工、协作、决策、管理假设,以及组织怎样与环境匹配。从这一期开始,我们转向另一个问题:管理者和组织怎样从自己的经验里学到东西。
回想最近一次复盘或总结:列出来的原因里,有几条和你自己有关?
资料与延伸阅读
- Chris Argyris, Teaching Smart People How to Learn, Harvard Business Review, 69(3), 99–109, May–June 1991。HBR 原文页(全文需订阅)。用于核对恒温器比喻、15 年研究咨询顾问的说明、项目复盘案例、四条行为规则、两条建议及 CEO 案例做法。
- Chris Argyris, Double Loop Learning in Organizations, Harvard Business Review, September–October 1977。延伸阅读,双环学习在 HBR 上的较早阐述。
- Chris Argyris & Donald A. Schön, Theory in Practice: Increasing Professional Effectiveness, Jossey-Bass, 1974。延伸阅读,“嘴上信奉的理论”与“实际使用的理论”的来源。
本文开头的项目延期、向上汇报和团队提问场景均为现代假设案例;咨询团队复盘与 CEO 案例出自资料 1,叙述为中文转述并有压缩。